Já faz um tempo que uso o Notion para me organizar com minhas tarefas, anotações, estudos e projetos. Trabalho com o Notion aberto o tempo todo e lá faço anotações de reuniões, insiro tarefas e faço anotações sobre minhas prioridades e projetos. Também o uso constantemente enquanto estudo e planejo meus projetos pessoais, como este.
Com isso em mente, pensei que seria interessante criar algum sistema que me trouxesse algumas informações do meu Notion para o meu email diariamente. Dessa forma, eu teria essas informações dentro da mesma ferramenta onde organizo e consumo tantas informações importantes, como newsletters, resumos de projetos, emails pessoais e de trabalho, etc. Foi pensando nisso que criei a integração apresentada aqui, onde a ideia é trazer para minha caixa de email todos os dias as minhas tarefas com deadline mais próximo, ordenadas por data de entrega e prioridade. Achei que o ChatGPT poderia me ajudar com a priorização das tarefas, e dei um jeito de inseri-lo nesse fluxo de coleta e envio de tarefas.
Todo o projeto é aberto e pode ser encontrado em meu GitHub. Tenho planos de tornar o software mais fácil de usar, onde não existe a necessidade de mexer com código. Planos futuros 🙂
📝 Antes da automação, o Notion
Para que a automação funcione, é necessário que o Notion integrado ao projeto siga alguns padrões no controle de tarefas. O termo ‘Painel de Controle’ é simplesmente um nome para um dataset do Notion, que contém as tarefas a serem realizadas. Cada ‘Tarefa’ é uma entrada no dataset, e precisa conter as Colunas (campos): ‘Title’ (campo padrão), ‘Tags’, ‘Deadline’, ‘ASAP’ (checkbox) e ‘DONE’ (checkbox).
Abaixo temos um screenshot do meu Notion. Ele conta com vários outros datasets, regras de automação, ordenação e organização. Espero um dia poder contar e mostrar mais sobre ele.
🔐 Chaves de APIs
O software precisará de algumas chaves e IDs para funcionar corretamente. Siga este tutorial do próprio Notion para conseguir o DATASET_ID e a API_KEY e armezene esses valores no arquivo ‘.env’.
Usaremos também a API do Google GMail para enviar os emails diários de report, e precisamos criar as credenciais de serviço. Para isso, basta seguir o tutorial do próprio Google sobre o tema, encontrado aqui. Siga os passos para a criação de um projeto no Google Cloud, habilitação da API do Gmail e download das credenciais. Salve o arquivo na raiz do projeto como ‘credentials.json’.
Após seguir o processo de criação de credenciais da API do Gmail e autenticação, um arquivo ‘token.json’ deve ser criado na pasta do projeto.
Por último, precisaremos de uma chave de API da OpenAI, para poder chamar o ChatGPT via API. Esse serviço é pago, e os valores podem ser encontrados aqui. Para criar uma chave, basta estar logado no site da OpenAI e criar uma nova chave aqui. Um meio de pagamento precisa estar configurado na plataforma. Salvaremos essa chave de API no documento ‘.env’ na raiz do projeto.
🚀 It’s time to code
Todo o software foi feito usando a linguagem de programação Python, e abaixo explico algumas partes do projeto, para que fique claro como a integração foi feita.
Primeiro, precisamos chamar a API do Notion e coletar as tarefas presentes em nosso ‘Painel de Controle’. Para isso, vamos definir nossa Chave de API e ID do Dataset. Ambas são armazenadas no arquivo ‘.env’, na raiz do projeto, seguindo o seguinte formato:
OPENAI_KEY="sk-rmiH..."
EMAIL_FROM="example@gmail.com"
EMAIL_TO="example@gmail.com"
DISPLAY_NAME="Carlos"
NOTION_DATABASE_ID="8be43e..."
NOTION_API_KEY="secret_x0l..." Com os valores de Chave de API e ID do Dataset armazenados no arquivo JSON, o software irá carregar as credenciais e chamar a API para buscar as tarefas. O trecho de código abaixo é responsável por essa requisição. Vale ressaltar que todo o código está disponível no GitHub.
def collect_tasks_from_control_panel(n_days=7):
"""
Connect to Notion API and collect Tasks from "Control Panel" database.
"""
notion_credentials = load_notion_credentials()
today = datetime.datetime.now()
delta = datetime.timedelta(days=n_days)
one_week = today + delta
one_week = one_week.isoformat()
url = "https://api.notion.com/v1/databases/" + \n notion_credentials["database_id"] + "/query"
payload = {
"filter": {
"and": [
{
"property": "DONE",
"checkbox": {"equals": False},
},
{
"property": "Deadline",
"date": {"before": str(one_week)}
}
]
}
}
headers = {
"accept": "application/json",
"Authorization": "Bearer " + notion_credentials["api_key"] + "",
"Notion-Version": "2022-06-28",
"content-type": "application/json"
}
print("Collecting tasks from Notion...")
response = requests.post(url, json=payload, headers=headers)
data = json.loads(response.text)
all_task_data = []
for d in data["results"]:
all_task_data.append(
{
"name": d["properties"]["Task"]["title"][0]["text"]["content"],
"deadline": d["properties"]["Deadline"]["date"]["start"],
}
)
sorted_tasks = sorted(all_task_data, key=lambda d: d["deadline"])
print("Done.")
return sorted_tasksCom as tarefas recuperadas do Notion, precisamos agora enviar para o ChatGPT para que a AI faça a sua sugestão de priorização e estimativas de tempo. Para isso, eu envio as informações das tarefas via API dentro de um prompt que montei, mostrado no exemplo abaixo. Pretendo melhorá-lo, e utilizar o ChatGPT de mais formas neste projeto.
import os
import openai
from dotenv import load_dotenv
def call_openai_assistant(tasks):
load_dotenv()
openai.api_key = os.getenv("OPENAI_KEY")
print("Calling ChatGPT. This can take a while...")
completion = openai.ChatCompletion.create(
model="gpt-3.5-turbo",
messages=[
{
"role": "assistant",
"content": build_message(tasks)
}
]
)
answer = completion.choices[0].message.content
return answer
def build_message(tasks):
message = "Using few words, please help me to prioritize " + \
"the following tasks. Answer in portuguese. Explain the " + \
"importance of each one of the tasks and why they are " + \
"piority or not when compared to the others. " + \
"Also estimate the time to complete each one." + \
"\n Instructions:" + \
"\n- Be brief and explain the prioritization." + \
"\n- Tasks are in portuguese." + \
"\n- Answer with the format: #. <task_description> " + \
"- (<explanation_about_importance>) - <time_estimation>" + \
"\nTasks: "\
for task in tasks:
message += "\n - " + task["name"]
return messageComo última parte do projeto, vamos montar o HTML e enviar via email para o usuário. Para enviar o email, vamos chamar a API do GMail, e para isso iremos contar com as credenciais salvas em ‘credentials.json’, na raiz do projeto. Também usei o Jinja2 para montar o HTML. O HTML base que serve como template para o email pode ser encontrado na pasta ‘templates/’ do projeto.
O trecho de código abaixo mostra um pouco do processo para enviar o email com as tarefas.
def send_email_with_tasks(all_tasks, chatgpt_answer):
"""
Considering a already created token.json file based on GCloud credentials,
send an email using GMail API.
"""
print("Sending email...")
creds = Credentials.from_authorized_user_file("token.json", SCOPES)
email_config = load_email_config()
email_message = build_email_body(
all_tasks,
email_config["display_name"],
chatgpt_answer
)
try:
service = build("gmail", "v1", credentials=creds)
message = MIMEText(email_message, "html")
message["To"] = email_config["email_to"]
message["From"] = email_config["email_from"]
message["Subject"] = "My Notion Bot - Tasks"
encoded_message = base64.urlsafe_b64encode(message.as_bytes()).decode()
create_message = {
"raw": encoded_message
}
send_message = (service.users().messages().send
(userId="me", body=create_message).execute())
print("Done.")
except HttpError as error:
print(F"An error occurred: {error}")
send_message = None
return send_messageIMPORTANTE: as configurações de endereço de emails (tanto o ‘from’ quanto o ‘to’), bem como o nome do usuário que irá receber o report, podem ser inseridas e modificadas no arquivo ‘.env’.
🎯 Resumindo…
O repositório no GitHub contém as instruções mais diretas (e talvez mais completas) de como rodar o programa. Mas, tentando colocar de forma mais prática, este é o fluxo que deve ser seguido:
- Garanta que o ‘Painel de Controle’ no Notion esteja configurado corretamente, contendo os campos necessários.
- Preencha o arquivo ‘.env’ com as credenciais de Notion, Gmail e ChatGPT.
- Instale as bibliotecas Python necessárias presentes no ‘requirements.txt’.
- Execute o arquivo ‘run.py’.
Conclusão
Escrevi esse texto como forma de registro na construção de um pequeno software que já está me ajudando a me organizar melhor, e espero que esse registro possa funcionar também como fonte de conhecimento para outras pessoas. O sistema tem um propósito direto e simples, e se baseia no uso de tecnologias comuns e APIs bem consolidadas. Entretanto, isso não o torna menos relevante. Receber um resumo diário de tarefas e compromissos me ajuda e pode ajudar outras pessoas, e é isso que importa 😅.
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